Política de privacidad.

1. Objeto y alcance de esta Política

Restaurant Booking & Distribution Services, S.L.U. (en adelante, “CoverManager”) se compromete a tratar los datos personales de forma lícita, leal y transparente. Esta Política explica principalmente cómo tratamos los datos personales cuando actuamos como responsable del tratamiento, en particular en relación con la navegación por nuestro sitio web, las solicitudes de información o demo, las comunicaciones comerciales, la relación con clientes y sus personas de contacto, y los procesos de selección.

Esta Política no describe en detalle los tratamientos que CoverManager realiza por cuenta de sus clientes al prestarles sus servicios tecnológicos. En esos casos, con carácter general, el cliente o establecimiento correspondiente determina las finalidades del tratamiento y actúa como responsable, mientras que CoverManager actúa como encargado del tratamiento conforme al acuerdo de encargo aplicable.

2. ¿Quién es el responsable del tratamiento?

Responsable: Restaurant Booking & Distribution Services, S.L.U.

NIF: B90227976

Domicilio: Avenida de la Constitución nº 24, 4ª planta, 41001 Sevilla

Sitio web: www.covermanager.com

Contacto del Delegado de Protección de Datos: dpo@covermanager.com

3. ¿Qué tratamientos realizamos como responsables?

A continuación, se describen los principales tratamientos en los que CoverManager actúa como responsable del tratamiento. Cuando un dato sea obligatorio para atender una solicitud o gestionar una relación, se identificará como tal en el formulario o canal correspondiente.

3.1. Cuando contactas con CoverManager o solicitas una demo

Vías de recogida: Formularios del sitio web, correo electrónico, teléfono u otros canales corporativos habilitados por CoverManager.

Datos tratados: Datos identificativos (nombre y apellidos) y de contacto (teléfono, email, dirección), datos profesionales y de la empresa o establecimiento, así como la información que facilites en tu solicitud.

Finalidad: Atender consultas y solicitudes de información. Gestionar solicitudes de demo. Dar seguimiento a solicitudes comerciales iniciadas por la persona interesada y, cuando proceda, preparar o adoptar medidas previas a una contratación.

Base jurídica: Artículo 6.1.b RGPD cuando el tratamiento sea necesario para aplicar medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada. Cuando la solicitud sea realizada por un representante, persona de contacto o profesional que actúe en nombre de una empresa o establecimiento, el tratamiento podrá basarse en el interés legítimo de CoverManager y de la entidad correspondiente en gestionar la relación profesional, de conformidad con el artículo 6.1.f RGPD y el artículo 19 LOPDGDD. En consultas no vinculadas a una potencial contratación, el tratamiento se basará en el interés legítimo de CoverManager en gestionar y responder las comunicaciones recibidas.

Carácter obligatorio: Los campos obligatorios se identificarán en el formulario correspondiente. Si no se facilitan los datos necesarios, es posible que no podamos atender la solicitud o prestar el servicio solicitado.

Conservación: Mientras resulte necesario para atender y realizar el seguimiento de la solicitud y, en el caso de potenciales clientes, mientras se mantenga una expectativa razonable de relación comercial. Posteriormente, los datos podrán conservarse debidamente bloqueados durante los plazos de prescripción aplicables para atender posibles responsabilidades.

Destinatarios: Proveedores que presten servicios de soporte, CRM, comunicaciones, alojamiento u otros servicios necesarios para gestionar la solicitud, actuando cuando corresponda como encargados del tratamiento.

3.2. Cuando recibes comunicaciones comerciales de CoverManager

Vías de recogida: Suscripción a comunicaciones comerciales. Casillas específicas en formularios. Datos de contacto obtenidos en el contexto de una relación contractual previa con CoverManager.

Datos tratados: Nombre, apellidos, dirección de correo electrónico profesional, teléfono cuando proceda, empresa o establecimiento, cargo o función profesional, preferencias comerciales y datos relativos a la interacción con nuestras comunicaciones cuando la herramienta utilizada lo permita.

Finalidad: Enviar información, novedades, contenidos y comunicaciones comerciales sobre productos y servicios de CoverManager.

Base jurídica: Consentimiento, artículo 6.1.a RGPD, cuando la persona se haya suscrito o haya autorizado expresamente el envío. Interés legítimo, artículo 6.1.f RGPD, cuando exista una relación contractual previa y las comunicaciones se refieran a productos o servicios propios similares a los contratados. El envío de dichas comunicaciones por medios electrónicos se realizará, además, con sujeción a los requisitos establecidos en el artículo 21.2 de la LSSI. Puedes darte de baja de las comunicaciones comerciales en cualquier momento utilizando el enlace habilitado en cada comunicación o escribiendo a dpo@covermanager.com.

Carácter obligatorio: La recepción de comunicaciones comerciales es voluntaria. Cuando el envío se base en tu consentimiento, puedes decidir libremente si deseas recibirlas, sin que tu negativa afecte a otros servicios o relaciones que mantengas con CoverManager.

Conservación: Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, hasta su retirada. Cuando se base en interés legítimo, mientras resulte aplicable dicho interés o hasta que la persona ejerza su derecho de oposición. Tras la baja, se conservará la información mínima necesaria, debidamente bloqueada, para acreditar el cumplimiento de las obligaciones legales durante los plazos de prescripción aplicables.

Destinatarios: Proveedores de herramientas de email marketing, CRM, comunicaciones o servicios auxiliares necesarios para realizar los envíos y gestionar las preferencias.

3.3. Cuando eres cliente, representante, persona de contacto o usuario autorizado de un cliente

Vías de recogida: Order Form y demás documentación contractual. Comunicaciones con los equipos de Sales, Hospitality, Facturación, Legal u otros departamentos de CoverManager. Alta y uso de cuentas o accesos a la Plataforma.

Datos tratados: Datos identificativos y de contacto profesional. Cargo o función. Datos de representación cuando sea necesario. Datos relativos a la cuenta y accesos. Datos de facturación y cobro cuando correspondan. Comunicaciones e instrucciones relacionadas con la relación contractual.

Finalidad: Gestionar la relación precontractual y contractual con el cliente. Administrar cuentas y accesos. Prestar soporte y atención. Gestionar facturación y cobros. Mantener comunicaciones operativas y contractuales. Cumplir obligaciones legales y formular, ejercer o defender reclamaciones.

Base jurídica: Artículo 6.1.b RGPD cuando la persona física sea parte del contrato. Cuando tratemos datos de representantes, personas de contacto o usuarios autorizados de una entidad cliente, interés legítimo de CoverManager y de la entidad correspondiente en gestionar y ejecutar la relación profesional, artículo 6.1.f RGPD, en conexión con el artículo 19 LOPDGDD. Cuando proceda, cumplimiento de obligaciones legales, artículo 6.1.c RGPD.

Carácter obligatorio: Los datos necesarios para gestionar la relación contractual, administrativa o de acceso a los Servicios deberán ser facilitados para poder prestar adecuadamente los Servicios y gestionar la relación con el cliente.

Conservación: Durante la vigencia de la relación contractual o mientras la persona mantenga la condición de representante, contacto o usuario autorizado. Tras ello, los datos necesarios se conservarán bloqueados durante los plazos de prescripción aplicables para atender obligaciones legales y eventuales responsabilidades.

Destinatarios: Entidades financieras y proveedores necesarios para facturación, cobros, firma, CRM, soporte, comunicaciones, alojamiento, gestión corporativa y otros servicios auxiliares. Administraciones públicas, órganos judiciales u otras autoridades cuando exista obligación legal.

3.4. Cuando participas en un proceso de selección

Vías de recogida: Formulario o portal de empleo. Envío directo de candidatura. Plataformas de selección utilizadas por CoverManager.

Datos tratados: Datos identificativos y de contacto. Formación, experiencia profesional, CV y demás información facilitada voluntariamente en relación con la candidatura.

Finalidad: Gestionar la candidatura y valorar la adecuación del perfil a una vacante. Cuando la persona lo autorice de forma separada, conservar su perfil para futuras oportunidades profesionales.

Base jurídica: Medidas precontractuales a petición de la persona interesada, artículo 6.1.b RGPD, para la candidatura a una vacante concreta. Consentimiento, artículo 6.1.a RGPD, para la inclusión en una bolsa de empleo o consideración para futuras vacantes cuando se solicite separadamente.

Carácter obligatorio: Los campos obligatorios se identificarán en el formulario o proceso de selección correspondiente. La falta de los datos necesarios podrá impedir la valoración o gestión de la candidatura.

Conservación: Los datos se conservarán durante el proceso de selección correspondiente. Cuando hayas autorizado su conservación para futuras oportunidades profesionales, se conservarán durante un plazo máximo de un año. Transcurrido dicho plazo, los datos serán suprimidos, sin perjuicio de que puedan mantenerse debidamente bloqueados durante los plazos legalmente aplicables para atender posibles responsabilidades.

Destinatarios: Proveedores de plataformas de selección, almacenamiento, comunicaciones o servicios de recursos humanos que actúen por cuenta de CoverManager.

3.5. Cuando navegas por nuestro sitio web

Vías de recogida: Navegación por www.covermanager.com y uso de sus funcionalidades.

Datos tratados: Dirección IP, identificadores técnicos, información sobre dispositivo, navegador y sistema operativo, fecha y hora de acceso, registros técnicos, información de seguridad y, cuando proceda, datos derivados del uso de cookies o tecnologías similares.

Finalidad: Permitir el funcionamiento técnico y seguro del sitio web. Prevenir usos abusivos o fraudulentos. Diagnosticar errores e incidencias. Cuando exista consentimiento, realizar analítica, personalización o medición publicitaria de acuerdo con la configuración elegida por el usuario.

Base jurídica: Interés legítimo, artículo 6.1.f RGPD, para los tratamientos estrictamente necesarios para la seguridad, funcionamiento y mantenimiento del sitio. Consentimiento, artículo 6.1.a RGPD, para las cookies o tecnologías no necesarias cuando sea exigible.

Conservación: Los registros técnicos y de seguridad se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para garantizar el correcto funcionamiento y la seguridad del Sitio Web, diagnosticar incidencias y prevenir o investigar usos indebidos, y posteriormente podrán mantenerse bloqueados durante los plazos aplicables para atender posibles responsabilidades. Los datos obtenidos mediante cookies y tecnologías similares se conservarán durante los periodos indicados en la Política de Cookies y en el panel de configuración de preferencias.

Destinatarios: Proveedores de alojamiento, seguridad, analítica, gestión del consentimiento y demás proveedores técnicos necesarios, conforme a la configuración de cookies elegida por el usuario.

4. ¿De dónde obtenemos tus datos?

Con carácter general, obtenemos tus datos directamente de ti cuando contactas con CoverManager, solicitas información o una demo, te registras en alguno de nuestros servicios, participas en un proceso de selección o mantienes cualquier otra relación directa con nosotros.

No obstante, cuando actúas como representante, persona de contacto o usuario autorizado de una empresa o establecimiento, tus datos profesionales también pueden ser facilitados por la entidad para la que trabajas o con la que colaboras.

Asimismo, cuando resulte lícito y necesario para establecer o mantener relaciones profesionales, CoverManager podrá obtener datos de contacto profesional de fuentes de acceso público, directorios profesionales o terceros legitimados para facilitarlos.

5. Tratamientos realizados por cuenta de nuestros clientes

CoverManager presta servicios tecnológicos a establecimientos de restauración, organizadores de eventos y otros clientes que pueden implicar el tratamiento de datos personales de sus clientes, comensales, asistentes, invitados u otros usuarios finales. En estos casos, con carácter general, el cliente correspondiente actúa como responsable del tratamiento y CoverManager trata los datos por su cuenta como encargado del tratamiento, de conformidad con sus instrucciones y con el Acuerdo de Encargo de Tratamiento aplicable.

Si deseas ejercer tus derechos respecto de datos tratados en relación con una reserva, pedido, lista de espera, experiencia, entrada u otro servicio ofrecido por uno de nuestros clientes, deberás dirigirte al establecimiento o entidad correspondiente. CoverManager prestará al cliente la asistencia que resulte necesaria para atender tu solicitud conforme a la normativa aplicable.

6. ¿Tomamos decisiones automatizadas sobre tus datos?

CoverManager no adopta decisiones basadas exclusivamente en el tratamiento automatizado de tus datos personales que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten significativamente de modo similar.

7. ¿Quién puede acceder a tus datos?

Con carácter general, CoverManager no comunicará tus datos a terceros salvo que exista una base jurídica que lo permita o resulte necesario para cumplir una obligación legal. Asimismo, determinados proveedores podrán acceder a datos personales cuando ello sea necesario para prestar servicios a CoverManager, tales como alojamiento, comunicaciones, CRM, soporte, facturación, firma electrónica, herramientas corporativas o selección de personal. Cuando dichos proveedores traten datos por cuenta de CoverManager, actuarán como encargados del tratamiento y estarán sujetos a las obligaciones previstas en el artículo 28 RGPD.

También podremos comunicar datos a administraciones públicas, autoridades, órganos judiciales o terceros cuando sea necesario para cumplir una obligación legal, atender un requerimiento válido o formular, ejercer o defender reclamaciones.

En caso de una reorganización societaria, fusión, adquisición, transmisión de una unidad de negocio u operación similar, los datos personales podrán comunicarse a las entidades intervinientes cuando resulte necesario y exista una base jurídica suficiente, aplicando las garantías de confidencialidad y seguridad correspondientes.

8. Transferencias internacionales de datos

Algunos de los proveedores utilizados por CoverManager pueden tratar datos desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando se produzca una transferencia internacional de datos personales, CoverManager aplicará un mecanismo válido conforme al capítulo V del RGPD, como una decisión de adecuación de la Comisión Europea, las cláusulas contractuales tipo u otras garantías adecuadas, y adoptará las medidas complementarias que resulten necesarias.

Puedes solicitar información adicional sobre las garantías aplicables a las transferencias internacionales relacionadas con tus datos escribiendo a dpo@covermanager.com.

9. Tus derechos

Puedes ejercer, cuando resulten aplicables, los siguientes derechos:

• Acceso a tus datos personales y a información sobre su tratamiento.
• Rectificación de los datos inexactos o incompletos.
• Supresión de tus datos cuando concurra alguno de los supuestos previstos legalmente.
• Oposición a los tratamientos basados en el interés legítimo, incluida la oposición a comunicaciones comerciales.
• Limitación del tratamiento en los supuestos previstos en el artículo 18 RGPD.
• Portabilidad de los datos cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato y se realice por medios automatizados.
• Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, cuando produzca efectos jurídicos sobre ti o te afecte significativamente de modo similar, en los términos previstos en el artículo 22 RGPD.
• Retirada del consentimiento en cualquier momento respecto de los tratamientos basados en él, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.

Para ejercer tus derechos, puedes escribir a dpo@covermanager.com, indicando el derecho que deseas ejercer y aportando, únicamente cuando resulte necesario, la información razonable para verificar tu identidad.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si consideras que el tratamiento de tus datos infringe la normativa aplicable.

10. Seguridad y confidencialidad

CoverManager aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo para proteger los datos personales frente a destrucción, pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizado, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación y la naturaleza, alcance, contexto y fines del tratamiento.

Asimismo, las personas autorizadas para tratar datos personales están sujetas a obligaciones de confidencialidad y acceden únicamente a la información necesaria para el desempeño de sus funciones.

11. Cookies y tecnologías similares

CoverManager utiliza cookies y tecnologías similares en su sitio web. Las cookies no necesarias se instalarán únicamente cuando exista la base jurídica exigible, de acuerdo con las preferencias seleccionadas por el usuario. Puedes consultar información detallada sobre las categorías de cookies, proveedores, finalidades y periodos de conservación en la Política de Cookies y en el panel de configuración disponible en el sitio web.

12. Cambios en esta Política

CoverManager podrá modificar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para reflejar cambios normativos, criterios de autoridades de control, modificaciones en sus tratamientos o cambios relevantes en sus servicios. La versión vigente estará disponible en el sitio web, indicando la fecha de última actualización.

Cuando una modificación afecte sustancialmente a un tratamiento previamente informado y resulte necesario conforme a la normativa aplicable, CoverManager adoptará las medidas oportunas para comunicar el cambio a las personas afectadas.